Olen keskustellut useamman alueurakan työnjohtajan kanssa. Aistinut tunnelmia ja yrittänyt kysellä alan kipupisteitä saadakseni selvyyttä alan ongelmakenttään.
Työnjohtoporukkahan on se väki, jolle kasaantuu kaikki. Sopimuksen toteuttaminen, vastuu työ- ja liikenneturvallisuudesta, kannattavuusvaatimukset ja operatiivinen sidosryhmäyhteistyö eli lähinnä alihankkijoiin liittyvä vuorovaikutus. Lisäksi armottomasti palautetta antava tienkäyttäjä aina oikeassa olevine kommentteineen..
Kolme ylivoimaisinta murhetta kuitenkin kuuluivat sangen laajasti, kärjessä ovat: paperityöt, tiedonkulku ja tilaajan kiristynyt ote.
Puran jatkossa hieman omia ajatuksiani noista kolmesta. Aloitan paperitöillä eli en ota hetikään kantaa "oikeisiin töihin".
Mistä alueurakan byrokratia tulee?
Byrokratialla käsitetään tässä erilaiset raportoinnit ja muut lomakkeistojen täyttämiset vaikka ne tehtäisiin tietojärjestelmiinkin eikä vain perinteisesti paperille. Hahmotan aiheuttamisperiaatteen mukaan kolme pääryhmää.
- Lainsäädäntö
- Tilaajavaatimukset
- Yrityksen tarpeet
Aikoinaan 2000 -luvun alussa tein alueurakan dokumentoinnista selvityksen asiakirjahallintajärjestelmää varten. Silloin jo urakassa piti mapittaa lähes 80 erilaista dokumenttia. Vain pieni osa niistä oli voimassa päivittämättä urakan kestoisina. Nykyisin kokonaismäärä ei varmaan ole kovin paljon vähempää. Keskustelujen pohjalta voi olla jopa paljonkin enemmän.
Lainsäädäntö on eduskunnan sisältämien lakien vaatimuksesta tehtävää. Ilmoituksia ja tarkastuksia. Niille ei kovasti mitään voi ellei norminpurkutalkoot vallan villiinny. Toinen mahdollinen kevennys tullee, kun valtion tietojärjestelmät onnistuvat tavoitteessaan, missä asiat kirjataan vain yhteenkertaan.
Näitä lakiperustaisia paperitöitä ovat paljolti työ-, työsuojelu-, rakennus- ja ympäristölainsäädäntöön liittyvät asiat.
Tilaajavaatimukset sisältävät paljon suoraan sopimeksen valvontaa ja tekemisen laadunosoittamiseen liittyvää raportointia. Näihin on tulossa jo lähiaikoina muutoksia, jotka liittyvät digitalisaation etenemiseen. Tilaajalle tulee HARJA-järjestelmä korvaamaan pariakin järjestelmää. Siis tälläkertaa ei lisäksi vaan nimenomaan tilalle. Sen kautta on mahdollista automatisoida muutamia työn todentamiseen ja laaduntuottoon liittyviä raportteja.
Tulevaisuudessa voisi olla jopa mahdollista liittää viranomaistehtävien luvat ja lausunnot tuohon HARJAn sopimuksenhallintakokonaisuuteen. Kysehän on periaatteessa vain tietokantataulujen yhdistelystä, jolloin se kertakirjausajatus olisi sekin lähempänä. HARJAn toimittaja Solita Oy on jo lanseerannut lähinnä kuntapuolen töihin hyvin kätevän Lupapiste-järjestelmän. (linkki Lupapiste.fi ) Eli helposti voisi viedä tuonkin eteenpäin. Helpottaisi työmaalla, kun koko aisiointiketju olisi kerralla näpeissä ja karttapohjaisena, joten sijaintikin olisi yksiselitteinen.
Toinen tilaajan iso digitalisaatioon liittyvä uudistus tulee erillisen kehitystyön kautta. (linkki Digitalisaatiohankkeeseen) Hankkeen osa-alueet 1,3 ja 6 ovat kovasti lähellä alueurakointia. Hankkeesta kannattaakin olla kuulolla ja aktiivisesti tehdä yhteistyötä, koska silloin siihen voi vaikuttaa siten, että myös urakoitsijan näkökulmat ja toimintaa helpottavat ideat tulee mukaan. Linkin takana olevassa jutussa on jatkolinkki visuaaliseen esitykseen, joka kannattaa lukea rauhallisemmin. Homman juju on tarkemmin siellä. Alla sieltä otettuja kuvakaappauksia.
Urakoitsija itsekin voi vaikuttaa näihin tilaajaraportointoihin omilla toimillaan. Koko perusta on siellä tarjousvaiheen Toiminta- ja laatusuunnitelman tekemisessä. Jo siellä kannattaa miettiä omien toimintatapojen kautta mahdollisimman sujuva ja vähätöinen raportoiti ja laadunosoitusmalli vastaamaan tilaajavaatimuksia. Uskoakseni useita lomakkeita voisi yhdistää lisäämällä aiherivejä tai ns. hipsunpaikkoja eri ilmoitettaville asioille. Luvattu dokumentointi kannattaa siis aivan erikseen ja huolellisesti miettiä.
Yrityksen tarpeet ovat urakoitsijan itsensä määrittämiä dokumentointiasioita. Yleensä ne ovat vähimmillään urakan talouteen ja alihankintasopimuksien rahaliikenteeseen liittyviä sekä henkilöiden työaikakirjauksia.
Urakoitsijan pitää miettiä oma prosessinsa eli toimintamallinsa mahdollisimman sujuvaksi. Siis tekemisensä kapeikot ja todellisen tiedontarpeensa käyttötarkoituksineen. LEAN-ajattelu ei ole tässä haitaksi. Lähtökohtana voisi olla vaikkapa lähestyminen tarkastellen noita edellämainittuja lainsäädännöstä ja tilaajalta tulevia dokumentointeja. Joko sieltä tulee tarvittavat tiedot? Tai toisnpäin; voiko yrityksen tarpeisiin tuotettavalla tiedolla tyydyttää noita muidenkin tarpeita? Toinen pohdittava on havainnoida, että pysähtyykö toiminta papreityön ajaksi vai voiko sen tehdä ns. lennosta ja sujuvasti häiritsemättä "oikeaa tekemistä"?
Pyrkimyksenä työmaalla pitäisi olla urakan tietovirran tarkastelu ja tarvittaessa hyväksyntä, ei sen määräämätön ja töisevä laadinta.
Paradoksaalisesti sitten, jos urakassa sattuu menemään taloudellisesti huonosti, niin seuranta ja raportointi sisäisiin tarpeisiin lisääntyy. Tihenee, monimuotoistuu ja pienipiirteistyy eli muuttuu vielä enemmän työmaata työllistäväksi. Tämä sitten hyvin usein johtaa edelleen huononevaan kannattavuuteen, koska niitä korjaavia toimia ei ehditä suunnittelemaan ja toteutttamaan. Koko aika menee raportoidessa miten menee... ja kierre vahvistuu.
Kierteen voi katkaista urakan yläpuolisen "sulakkeen" avulla. Esimerkiksi ns. työpäällikkötaso on jo hieman irti arkioperaatioista, joten olisi oikea taho tekemään noita tarkentavia raportteja. Muutenkin hänen roolinaan pitää olla työmaan suojeleminen turhalta tekemiseltä ja ylimääräiseltä kuormalta. Tai sitten tietovirrat on suunniteltu havainnollistamaan ja esittämään urakan tilannekuva siten, että sen voi nähdä yritysrakenteessa ylempänäkin helposti. Tämä onnistuu tietojärjestelmillä.Toki vain silloin kun asia on ensin huomioitu niitä määritellessä ja hankittaessa.
