Turhaa kuormaa byrokratiasta

Olen keskustellut useamman alueurakan työnjohtajan kanssa. Aistinut tunnelmia ja yrittänyt kysellä alan kipupisteitä saadakseni selvyyttä alan ongelmakenttään.

Työnjohtoporukkahan on se väki, jolle kasaantuu kaikki. Sopimuksen toteuttaminen, vastuu työ- ja liikenneturvallisuudesta, kannattavuusvaatimukset ja operatiivinen sidosryhmäyhteistyö eli lähinnä alihankkijoiin liittyvä vuorovaikutus. Lisäksi armottomasti palautetta antava tienkäyttäjä aina oikeassa olevine kommentteineen..

Kolme ylivoimaisinta murhetta kuitenkin kuuluivat sangen laajasti, kärjessä ovat: paperityöt, tiedonkulku ja tilaajan kiristynyt ote.

Puran jatkossa hieman omia ajatuksiani noista kolmesta. Aloitan paperitöillä eli en ota hetikään kantaa "oikeisiin töihin".

Mistä alueurakan byrokratia tulee?

Byrokratialla käsitetään tässä erilaiset raportoinnit ja muut lomakkeistojen täyttämiset vaikka ne tehtäisiin tietojärjestelmiinkin eikä vain perinteisesti paperille. Hahmotan aiheuttamisperiaatteen mukaan kolme pääryhmää. 

1. Lainsäädäntö
2. Tilaajavaatimukset
3. Yrityksen tarpeet

Aikoinaan 2000 -luvun alussa tein alueurakan dokumentoinnista selvityksen asiakirjahallintajärjestelmää varten. Silloin jo urakassa piti mapittaa lähes 80 erilaista dokumenttia. Vain pieni osa niistä oli voimassa päivittämättä urakan kestoisina. Nykyisin kokonaismäärä ei varmaan ole kovin paljon vähempää. Keskustelujen pohjalta voi olla jopa paljonkin enemmän.

Lainsäädäntö on eduskunnan sisältämien lakien vaatimuksesta tehtävää. Ilmoituksia ja tarkastuksia. Niille ei kovasti mitään voi ellei norminpurkutalkoot vallan villiinny. Toinen mahdollinen kevennys tullee, kun valtion tietojärjestelmät onnistuvat tavoitteessaan, missä asiat kirjataan vain yhteenkertaan.

Näitä lakiperustaisia paperitöitä ovat paljolti työ-, työsuojelu-, rakennus- ja ympäristölainsäädäntöön liittyvät asiat.

Tilaajavaatimukset sisältävät paljon suoraan sopimeksen valvontaa ja tekemisen laadunosoittamiseen liittyvää raportointia. Näihin on tulossa jo lähiaikoina muutoksia, jotka liittyvät digitalisaation etenemiseen. Tilaajalle tulee HARJA-järjestelmä korvaamaan pariakin järjestelmää. Siis tälläkertaa ei lisäksi vaan nimenomaan tilalle. Sen kautta on mahdollista automatisoida muutamia työn todentamiseen ja laaduntuottoon liittyviä raportteja.

Tulevaisuudessa voisi olla jopa mahdollista liittää viranomaistehtävien luvat ja lausunnot tuohon HARJAn sopimuksenhallintakokonaisuuteen. Kysehän on periaatteessa vain tietokantataulujen yhdistelystä, jolloin se kertakirjausajatus olisi sekin lähempänä. HARJAn toimittaja Solita Oy on jo lanseerannut lähinnä kuntapuolen töihin hyvin kätevän Lupapiste-järjestelmän. (linkki Lupapiste.fi ) Eli helposti voisi viedä tuonkin eteenpäin. Helpottaisi työmaalla, kun koko aisiointiketju olisi kerralla näpeissä ja karttapohjaisena, joten sijaintikin olisi yksiselitteinen.

Toinen tilaajan iso digitalisaatioon liittyvä uudistus tulee erillisen kehitystyön kautta. (linkki Digitalisaatiohankkeeseen) Hankkeen osa-alueet 1,3 ja 6 ovat kovasti lähellä alueurakointia. Hankkeesta kannattaakin olla kuulolla ja aktiivisesti tehdä yhteistyötä, koska silloin siihen voi vaikuttaa siten, että myös urakoitsijan näkökulmat ja toimintaa helpottavat ideat tulee mukaan. Linkin takana olevassa jutussa on jatkolinkki visuaaliseen esitykseen, joka kannattaa lukea rauhallisemmin. Homman juju on tarkemmin siellä. Alla sieltä otettuja kuvakaappauksia.

Urakoitsija itsekin voi vaikuttaa näihin tilaajaraportointoihin omilla toimillaan. Koko perusta on siellä tarjousvaiheen Toiminta- ja laatusuunnitelman tekemisessä. Jo siellä kannattaa miettiä omien toimintatapojen kautta mahdollisimman sujuva ja vähätöinen raportoiti ja laadunosoitusmalli vastaamaan tilaajavaatimuksia. Uskoakseni useita lomakkeita voisi yhdistää lisäämällä aiherivejä tai ns. hipsunpaikkoja eri ilmoitettaville asioille. Luvattu dokumentointi kannattaa siis aivan erikseen ja huolellisesti miettiä.

Yrityksen tarpeet ovat urakoitsijan itsensä määrittämiä dokumentointiasioita. Yleensä ne ovat vähimmillään urakan talouteen ja alihankintasopimuksien rahaliikenteeseen liittyviä sekä henkilöiden työaikakirjauksia.

Urakoitsijan pitää miettiä oma prosessinsa eli toimintamallinsa mahdollisimman sujuvaksi. Siis tekemisensä kapeikot ja todellisen tiedontarpeensa käyttötarkoituksineen. LEAN-ajattelu ei ole tässä haitaksi. Lähtökohtana voisi olla vaikkapa lähestyminen tarkastellen noita edellämainittuja lainsäädännöstä ja tilaajalta tulevia dokumentointeja. Joko sieltä tulee tarvittavat tiedot? Tai toisnpäin; voiko yrityksen tarpeisiin tuotettavalla tiedolla tyydyttää noita muidenkin tarpeita? Toinen pohdittava on havainnoida, että pysähtyykö toiminta papreityön ajaksi vai voiko sen tehdä ns. lennosta ja sujuvasti häiritsemättä "oikeaa tekemistä"?

Pyrkimyksenä työmaalla pitäisi olla urakan tietovirran tarkastelu ja tarvittaessa hyväksyntä, ei sen määräämätön ja töisevä laadinta.

Paradoksaalisesti sitten, jos urakassa sattuu menemään taloudellisesti huonosti, niin seuranta ja raportointi sisäisiin tarpeisiin lisääntyy. Tihenee, monimuotoistuu ja pienipiirteistyy eli muuttuu vielä enemmän työmaata työllistäväksi. Tämä sitten hyvin usein johtaa edelleen huononevaan kannattavuuteen, koska niitä korjaavia toimia ei ehditä suunnittelemaan ja toteutttamaan. Koko aika menee raportoidessa miten menee... ja kierre vahvistuu.

Kierteen voi katkaista urakan yläpuolisen "sulakkeen" avulla. Esimerkiksi ns. työpäällikkötaso on jo hieman irti arkioperaatioista, joten olisi oikea taho tekemään noita tarkentavia raportteja. Muutenkin hänen roolinaan pitää olla työmaan suojeleminen turhalta tekemiseltä ja ylimääräiseltä kuormalta. Tai sitten tietovirrat on suunniteltu havainnollistamaan ja esittämään urakan tilannekuva siten, että sen voi nähdä yritysrakenteessa ylempänäkin helposti. Tämä onnistuu tietojärjestelmillä.Toki vain silloin kun asia on ensin huomioitu niitä määritellessä ja hankittaessa.

Työnjohtajan ominaisuuksia

Kunnossapidon työnjohtaja on mielenkiintoisen osaamiskokoelman hallitsija. Ja kaikki pitää sovittaa jotenkin omaan työhön ja käsillä olevaan urakkaan.

Pitää ymmärtää luonnon merkkejä, tekniikkaa, maa-ainesten käyttäytymistä, ihmisiä, politiikkaa, asiakaspalvelua, liikennepsykologiaa, tiimityötaitoja ym.

Työssä on paljon suunnittelua ja vastuuta. Pitää suunnitella tekeminen tehokkaaksi, taloudelliseksi ja vielä sopimuksenmukaiseksi. On huomioitava tilaajan tavoitteet, yksitäisen valvojan ovistopparit eli lempiaiheet. On osattava viestiä, siis puhua, kirjoittaa ja pukeutuakin sopivasti. Ja laki: on osattava sääntöjä, pykäliä, tulkintoja.

Vastaat urakka-alueen infraomaisuuden säilymisestä, tiestön liikennöitävyydestä ja yrityksen taloudesta. Huolehdit työntekijöiden turvallisuudesta ja motivaatiosta.

Kunnosapidon työnjohtajan päivät kyllä kuluvat ihan itsekseen monenlaista touhuten.

Tärkein ominaisuus

Kunnossapitotyönjohtajan tärkein ominaisuus on kyky tehdä päätöksiä. Nyt.

Suunnittelusta huolimatta kelit joskus pettävät tai sattuu onnettomuus, joka vaatii nopeaa ja joustavaa kykyä tehdä päätöksiä paineenalaisessa tilanteessa. Yksin, yöllä, vajailla tiedoilla.

Pitää pystyä tekemään päätös nopeasti, usein puutteelisin tiedoin ja ilman laajempaa tukea. Pitää huomioida päätöksen vaikutukset ja joskus todella isolla painoarvolla kustannustekijäkin.

Tässä on kyse lähellä enemmänkin sotilasjohtamiseen liittyvästä resilienssikyvystä tai pikemminkin -taidosta. Kykyä tehdä päätöksiä äkillisesti muuttuvissa olosuhteissa, jotka eivät kuulu suunnitelmiin, vaarantamatta perustavoitetta. Resilienssiä selittää lyhyesti alan osaaja ja valmentaja Hannu Hyppönen, joka on valmentanut sitä sotilaspuolella jo vuosia. (linkki) Tätä aihetta kannattaa mielestäni tutkailla tarkemminkin.

Mikä erottaa kunnossapitotyönjohtajan rakentamisen työnjohdosta?

Tappaminen.

Tieurakoiden kunnossapitoon vihkiytyneen työnjohtajan on oltava valmis hyväksymään päätöstensä seuraukset ja sitten pahimmassa tapauksessa on pystyttävä elämään niiden seurausten kanssa ja jatkamaan työtään.

Kun rakennustyömaalla tehdään vääriä valintoja tai maalataan väärällä sävyllä, niin yleensä asunnon ostajalla on paha mieli ja siitä reklamoidaan ja kenties lopuksi hyvitetään hinnasta tai maalataan uudelleen. Pahimmassa tapauksessa työmaalla voi tapahtua onnettomuus, jossa joku työntekijä loukkaantuu, ehkä kuolee. Yleensä on silloin jokin tahaton laiminlyönti huolellisuudessa tai suojauksissa. Vahinko kohdistuu lähinnä ns. omaan väkeen.

Kun tienhoidossa tehdään vääriä päätöksiä, se johtaa yleensä ulkopuolisia koskevaan vaaratilanteeseen. Esimerkkinä liukkaudentorjuntapäätökset. Pahimmillaan ketjukolarissa kuolee useita ja loukkaantuu kymmeniä ihmisiä. Kaupunkiurakoissa yleensä tulee "vain" peltivaurioita, koska ajonopeudet ovat pienempiä.

Monella tienhoidon ammattilaisella on omalle vahtivuorolle sattuneita kuolemantapauksia. Niiden kanssa on pystyttävä elämään ja jatkamaan työtään. Siksi alalle eivät kaikki sovellu. Osa ei tajua vastuutaan toisten hengestä ja terveydestä ollenkaan ja osa ei kestä ajatusta tappovastuustaan.

Oma kuormani eli lovet lapionvarressa

Itselläni on viisi kuollutta omalla vahtivuorollani. Kahdessa eri tilanteessa. Toinen sattui vuosia sitten, kun kolmen hengen työmatkaporukka ajautui liukkaalla valtatiellä mutkasta ulos. Toinen sattui tällä vuosituhannella, kun isä ja tytär ajautuivat jäisellä sillankannella kaiteiden välissä vastaantulevan kanssa yhteen. Molemmissa epäonnistuin liukkaudentorjuntaan lähdön ajoituksessa... Tutkintalautakunta puhui renkaista, tilannenopeudesta ja huomiokyvystä.

Ilkein läheltäpititilanne sattui, kun koululaiskuljetus kopsautti mäennyppälän takana mutkassa tielle peltoliittymästä kääntyneeseen traktoriin. Muutama sydän kurkussa, mutta onneksi vain peltiä tällä kertaa. Talvikeli, taajamanopeus, karkea polanne, mutta ei vielä hiekoitus ehtinyt sitä tietä. Matkalla kuitenkin jo.

Toinen mieleenijäänyt tapahtuma vuosien takaa vitostieltä. Hiihtolomalaisperhe ajoi Kuusamon suunnasta kaunina päivänä etelää kohti toisen auton kanssa kilpaa. Olin lähettänyt aura-auton siivoamaan valtatien tuiskupaikkoja eli tuiskukiiloja eikä autoilijat huomanneet lumipöllyssä edellään itseään huomattavsti hitaammin liikkuvaa ajoneuvoa. Toinen kilpa-ajajista ohjasi vastakkaisen kaistan yli muutamia kymmeniä metrejä pellolle ja perhe ajoi suoraan aura-auton perään. Onneksi auraamassa oli kevytkuorma-auto... Eniten sattui aurakuskia, kun ryskäytti selkänsä ja niskansa. Muutoin oli vitostie hetken täynnä suksia ja muita hiintovarusteita.

Tästä yli ja eteenpäin

Suhtaudun vakavasti liikenneturvallisuuteen ja ymmärrän oman osani siitä. Silti en menettänyt toimintakykyäni ja voin edelleen toimia työnjohtajana urakoissa ja tavoitella kannattavaa liiketoimintaakin. Siis en tee varmistuksia varmistusten päälle ja pue haalarinkin kanssa vyötä ja henkseleitä.

Liiallinen varmistelu ja päätöksenteon venyttäminen jatkuvan lisävarmuuden hankkimiseksi aiheuttaa enemmän vahinkoa kuin aktiivinen päätöksenteko parhaalla senhetkisellä tiedolla. Tilannehan muuttuu jatkuvasti, joten aina on jotakin uutta tietoa tai tulkintaa tulossa. Sen ei saa kuitenkaan antaa halvaannuttaa tekemistä.

Tahallista laiminlyöntiä en siedä. Enkä vastuusta venkoilua pelkästään Tieliikenneasetuksen kuljettajan vastuuseen vedoten.

Vastaava työnjohta on toimitusjohtaja

Isohkon urakan vastaava työnjohtaja on usein vastuussa enemmästä kuin pienen pörssiyhtiön toimitusjohtaja. Miljoonien liikevaihto vuosittain, paljon sidosryhmiä ja sitä myöten kokouksia ja raportointeja. Sitä vastuuta pitää osata arvostaa. Ensinnäkin tietysti tekijän itsensä, eikä haitaksi vaikka työnantajakin arvostaisi.

Ja lisäksi on tuo ylempänä kuvattu muu työnjohdollinen kuorma.

Moniko vastaava työnjohtaja on ottanut roolinsa ja vastuunsa aidosti itselleen eikä mene kaikessa ylempiensä taakse? Vai onko yrityksiä, joissa kaikkeen pitää olla erikseen lupa eikä vastaava oikeasti olekaan vastaava?

Kyse on päätöksentekokyvystä ja vastuunottoasenteesta omaan tekemiseensä.